项目管理云服务平台Clarizen近期一项研究发现，目前美国员工每周要开4.5个小时会，同时要花4.6个小时为开会做准备。员工在会议上花费的时间变得比以往任何时候都多，四年前人们每周在工作会议上花的时间是4小时。不过重点是，超过1/3的受访者认为这些会议根本就是没必要的。同样根据智联招聘公布的2015年白领平均参会时间统计结果显示，三成职场人员认为自己参加的会议毫无意义。

所以在这里，我们再次讨论提高会议效率该注意的“组织纪律”，希望你生命中的这些4.5小时的片段不被白白浪费掉。

1. 主会人的作用不仅仅是发起会议这么简单，你要把控会议进度和方向。如果会议规模是5个人，你还可以自己去组织他们参加，但如果参会人超过20人你干脆让别人来协调开会这件事儿，自己则应该把有限的精力放在如何掌控会议方向上。参会者说话不合时宜或者偏离主题，主会人要及时发现；在大家讨论遇冷的时候及时抛出意见，刺激团队头脑风暴；及时发现小组成员的困惑或误解，私下沟通。

2. 秘书的工作也不仅仅是做会议纪录这么简单，你是落实会议的重要环节。员工每天辗转于各个会议中，会议室也分时间段被各种主题的会议排满。每次开会的主题内容总是转瞬即逝，因此简明扼要的会议纪录将会在未来的执行过程中起指导作用。那么做会议纪录的人将会成为你思想表达的工程师、分析师或是销售员，可见找个文笔好理解能力强的秘书多么重要。

3. 充分发挥“开会”这种形式的长处进行信息共享。如果开会时总是主会人在不断下发命令、安排计划，参会者感受到的参与度就很低，也会降低对会议内容的关注程度。所以如果你主持会议，一定保证预留与部分时间让大家发表意见，带动参会者参与讨论。通用首席执行官玛丽·巴拉（Mary Barra）十分注重为每个人提供表达想法的机会，甚至有意地让不同知识背景、不同理念的人坐在同一张会议桌上进行讨论，充分听取差异化人才的建议。

4. 鼓励员工自己设定工作目标。相比于被动地接受命令执行工作，主动情绪更能营造健康的办公氛围，同时也让员工更加积极地完成任务。员工精力会被更多地花费在克服困难上，而不是寻找拖延的借口。领导者在者当中发挥的作用就是督促员工给自己允诺下的工作目标定下时间期限。任何工作都要有明确的完成期限，和进度表。

拥有35年培训经验的企业管理顾问保罗·阿克斯特尔（Paul Axtell）说，员工都希望自己在老板面前表现得很可靠，因此更有动力去完成亲口承诺的事情，但要注意要求他们在给这个承诺加一个时间限制，让这个承诺无懈可击。

5. 幻灯片、演示文稿不一定是好的表达方式。当一个PPT开始播放时，人们的思维也会被变换的图片所吸引而限制发散性的思考。但是开会的目的难道不是为了讨论工作计划吗？幻灯片这种容易分散精力的展示方法已经开始被很多管理者嫌弃了，亚马逊、雅虎、Facebook等公司的CEO带头摒弃繁复的演示方法，瑞士甚至为此成立了一个反PPT的政党APPP（Anti PowerPoint），呼吁举行全民公决禁止使用PPT。

6. 快停止点名签到，这会让参会者感到压抑。会前点名让大家觉得你在等着抓他们的错误，会形成一种被操控的感觉。如果你期待接下来的气氛是平等对话、轻松表达和头脑风暴，就在开局奠定一个愉悦的基调。那对于那些开会迟到的人怎么处理呢？从效率的角度看当然不能对这种行为置之不理，散会时候私下提点一句好了。

这六个措施完成起来都不难，但做到这些则会让人更愿意走进会议室更愿意参加会议。刺激讨论、鼓励创新，让开会不再是一种浪费时间的模式，而是能获得实际结果。
 
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